大量のメールを効率的に処理するテクニック

メールの処理時間を短縮出来れば仕事全体が効率アップ

>

大量のメールを見てもげんなりしないで効率的に処理しよう

効率的に処理する第一歩

大量のメールを効率的に処理する第一歩はメールチェックする時間を決めるということです。
朝、出社したときに一回、お昼休みから戻って一回、退社前に一回。
この三回の確認で間に合うようです。
その時間以外は仕事や作業に集中します。

もちろん、急いでメールの返事を待っている状態だと、それ以外でもメールを確認しなければいけないでしょうが、特に急いでいる案件がなければ、何度も何度もメールチェックする必要はないでしょう。

新たにメールが届いているかもしれないと気にすると集中力も途切れてしまいます。
メールの時間、それ以外の仕事や作業の時間。
ハッキリと区別して仕事に取りかかると、仕事全体の効率もあがるのではないでしょうか。

新着メールの通知音はオフ

メール確認の時間をハッキリと設けるために、ひとつパソコンの設定を変えてみましょう。
新着メールの通知設定をオフにしてしまいましょう。
パソコンを使ってお仕事をされている場合、ちょっとでも新着メールの受信音が鳴ったり、画面に通知画面が現れたりすると集中力が途絶えてしまいますし、いくらメールチェックの時間を決めたとしても「何のメールだろう」と気になってしまって確認してしまうことでしょう。
それではメールチェックの時間を決めた意味がありません。

メールチェックの時間を決めたからには、その時間以外はメールチェックをしない。
他の事に集中しましょう!

気分転換のメールチェックもついついやってしまいがちでしょうが、気分転換にはドリンクタイムなどにして目を休めさせてあげましょう。


このコラムをシェアする

≫ TOPへもどる