大量のメールを効率的に処理するテクニック

メールの処理時間を短縮出来れば仕事全体が効率アップ

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サクサクとメールを振り分けてしまおう

優先順位を決めてしまおう

メールチェックの時間を決めただけでは、効率的に処理出来る訳ではありません。
次はメールの優先順位を決めましょう。
見るだけでいいもの、すぐに返信出来るもの、返信しなければいけないもの、じっくり返信を考えなければならないもの。

それを一気に見定めていかなければなりません。
見るだけでいいものというのは、よくある会社の共有メールでの仕事の結果報告のようなもの。
これは全て見ればいいだけになりますので、後からまとめて目を通しましょう。
すぐに返信出来るものはしてしまいましょう。
注意すべきは、返信をちゃんと考えなければならないものです。
これは、ちゃんと後からゆっくり検討してメールするという内容のメールを送っておくという手があります。
そうすれば、先方にはメールは届きましたという安心を与えられます。
ただし、後からちゃんと返事をするのを忘れないようにしなければなりません。

おおまかにフォルダ分け

メールの優先順位を決めたら、今度はそれをフォルダに分けていきましょう。
細かくフォルダ分けをしても、今度は見るのが大変になってしまいますので、先ほど書いた、見るだけでいいもの、すぐ返信が出来るもの、返信をゆっくり考えるもの。
この3つくらいに振り分けていきましょう。

そして、見るだけでいいものは見たらすぐに削除してしまって大丈夫でしょう。
念のためと保存しておいても、パソコンの容量が増えるだけです。
それでも少し心配な人は、部屋の荷物の断捨離と一緒で、ある一定の期間だけ保存しておいて、期日がきたら一気に削除してしまいましょう。
パソコンの容量も少しだけスッキリするはずです。

ただ、フォルダ分けを間違えて、重要メールを消しちゃったりしないようにだけ注意してくださいね。


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