大量のメールを効率的に処理するテクニック

メールの処理時間を短縮出来れば仕事全体が効率アップ

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スキマ時間も有効活用

返信メールを素早くつくる

メールのフォルダ分けをしたら、今度はいかに返信メールを素早く送れるかです。

よくよく自分の書いたメールの返事っていつも同じような文章だと思いませんか?

ならば、いっそ仕事の合間のスキマ時間を利用してコツコツと定型文を作っておいてはいかがでしょうか。

だんだんと定型文がたまってくれば、いつかものすごく素早くメールの返事が送れるようになるのではないでしょうか。
もちろん、短文ですむ簡単なメールの返信だけになりますが、それでもある程度の定型文が登録されているだけで返信作業は格段に早くなりますよね。
職種によってよく使う単語なども色々あると思いますが、そういった単語も定型文として登録しておくとメール以外でも役に立ってくれて便利ですよね。

メール処理が苦とならないように

少しでもみなさんのメールの処理に取られる時間を少なくなるように色々考えて書いてきましたが、結局のところは慣れもあると思います。
色々対策を書いてきましたが、あくまですべて個人的なやり方ですので、一番大事なのはご自身が一番やりやすい方法で処理される事です。
メールチェックの時間ももっと少なくしてる方もいますし、フォルダ分けなんてしないっていう方もいます。
それで苦でなければ、全然構わないのです。

ただ、メールチェックに時間を取られて他の仕事に差し支えが出てきたって方は少しだけ参考にしてみて下さい。
もしそれで、メールの処理時間が短く出来て、仕事の効率が上がりプライベートにも時間が回せるようになれば、私も嬉しい限りです。


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